การพบข้อผิดพลาดในสูตร Excel เป็นประสบการณ์ทั่วไปสำหรับผู้ใช้โปรแกรมสเปรดชีตอันทรงพลังนี้ส่วนใหญ่ ไม่ว่าจะเกิดจากข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ การอ้างอิงถึงเซลล์ที่ไม่มีอยู่จริง หรือการพิมพ์ผิด ข้อผิดพลาดอาจปรากฏขึ้นได้ทุกเมื่อและสร้างความหงุดหงิดให้กับการทำงานของคุณ สิ่งที่สำคัญจริงๆ คือการรู้จักแยกแยะสาเหตุและเหนือสิ่งอื่นใด ใช้โซลูชันที่เหมาะสมเพื่อแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็วและดำเนินงานต่อไปโดยไม่สูญเสียข้อมูลหรือเวลา.
ในบทความนี้ฉันจะอธิบาย สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้ Excel แสดงข้อผิดพลาดในสูตรวิธีระบุและวิธีแก้ไขที่มีประสิทธิภาพที่สุดสำหรับแต่ละสถานการณ์ รวมถึงเคล็ดลับขั้นสูงเพื่อป้องกันไม่ให้เหตุการณ์เหล่านี้เกิดขึ้นอีก เตรียมตัวให้พร้อมเพราะ นี่คือคำแนะนำฉบับสมบูรณ์และปฏิบัติตามได้ง่ายสำหรับการเลิกปวดหัวจากข้อความ ความผิดพลาด ใน excel.
สาเหตุที่ Excel แสดงข้อผิดพลาดในสูตร
ขั้นตอนแรกในการแก้ไขข้อผิดพลาดใน Excel คือการทำความเข้าใจ ทำไมมันถึงเกิดขึ้นข้อผิดพลาดอาจมีต้นตอได้หลากหลาย ตั้งแต่ปัญหาการจัดรูปแบบและการกำหนดค่า ไปจนถึงปัญหาตรรกะของสูตร หาก Excel ไม่แสดงผลลัพธ์ตามที่คาดหวัง อาจเป็นหนึ่งในสาเหตุต่อไปนี้:
- ตัวเลือก "แสดงสูตร" ถูกเปิดใช้งานโดยไม่ได้ตั้งใจซึ่งทำให้คุณเห็นสูตรในเซลล์แทนที่จะเป็นผลลัพธ์
- รูปแบบเซลล์เป็นข้อความ ดังนั้น Excel จึงไม่ตีความสิ่งที่คุณพิมพ์ว่าเป็นสูตรที่ถูกต้อง
- ตัวเลือก "การคำนวณอัตโนมัติ" ถูกปิดใช้งานหรืออยู่ในโหมดแมนนวลดังนั้นสูตรต่างๆ จำเป็นต้องมีการคำนวณใหม่ด้วยตนเองเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง
- ไม่เคารพไวยากรณ์ของสูตร: เครื่องหมายเท่ากับหายไป เครื่องหมายคำพูดวางผิดที่ วงเล็บไม่ปิด ฯลฯ
- ใช้ตัวเลขที่มีตัวคั่นหรือสัญลักษณ์สกุลเงิน ภายในสูตร ซึ่งทำให้ Excel สับสนและอาจส่งคืนข้อผิดพลาดที่ไม่คาดคิดได้
- เกินขีดจำกัดฟังก์ชันซ้อนของ Excel (เช่น มีฟังก์ชันมากกว่า 64 ฟังก์ชันภายในสูตรในเวอร์ชันล่าสุด)
- การอ้างอิงที่สะกดผิดไปยังชีต เวิร์กบุ๊ก หรือเส้นทางไฟล์อื่น.
ข้อผิดพลาดหลักใน Excel และวิธีการจดจำ
Excel ใช้โค้ดที่แตกต่างกันเพื่อระบุว่ามีบางอย่างผิดปกติกับสูตร ข้อความแสดงข้อผิดพลาดเหล่านี้จะเริ่มต้นด้วยสัญลักษณ์ "#" เสมอ และสามารถให้เบาะแสแก่คุณเกี่ยวกับประเภทของปัญหาได้. ที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่ :
- #####: ระบุว่าเนื้อหาเซลล์มีขนาดใหญ่เกินกว่าที่จะแสดง และความกว้างของคอลัมน์ไม่เพียงพอ ซึ่งอาจปรากฏพร้อมกับวันที่ติดลบด้วย
- #ดิว/0!:สูตรนี้พยายามที่จะหารตัวเลขด้วยศูนย์ ไม่ว่าจะโดยชัดเจนหรือเนื่องจากเซลล์ที่อ้างอิงนั้นว่างเปล่าหรือมีค่าศูนย์อยู่
- #คุณค่า!:มีการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในสูตร เช่น ประเภทอาร์กิวเมนต์ไม่ถูกต้อง หรืออักขระไม่ถูกต้อง (ช่องว่าง ตัวอักษรในตำแหน่งที่ควรเป็นตัวเลข ฯลฯ)
- #ชื่อ?:Excel ไม่รู้จักข้อความที่ป้อนเป็นฟังก์ชัน ช่วง หรือชื่อที่กำหนด (ตัวอย่างเช่น การพิมพ์ผิดในชื่อฟังก์ชัน)
- #อ้างอิง!:สูตรนี้อ้างอิงถึงเซลล์ที่ถูกลบ ย้าย หรือไม่เคยมีอยู่เลย
- # N / A:ไม่มีข้อมูลที่ร้องขอ ซึ่งมักพบในฟังก์ชันการค้นหา (เช่น VLOOKUP)
- #โมฆะ!:มีการใช้ตัวดำเนินการช่วงที่ไม่ถูกต้องหรือไม่มีอยู่เมื่อเขียนสูตร
- #จำนวน!:มีการพยายามดำเนินการที่เป็นไปไม่ได้หรือผลลัพธ์เป็นตัวเลขนอกช่วงที่ Excel อนุญาต (รากที่สองของค่าลบ การคำนวณแบบสุดโต่งมาก ฯลฯ)
วิธีแก้ปัญหาเชิงปฏิบัติสำหรับข้อผิดพลาดแต่ละประเภทในสูตร Excel
1. หาก Excel แสดง #####
ข้อผิดพลาดนี้เกิดขึ้นเนื่องจาก คอลัมน์ที่เซลล์ตั้งอยู่แคบเกินไปที่จะแสดงเนื้อหา หรือเพราะมีวัน/เวลาติดลบ
- เพิ่มความกว้างของคอลัมน์: ดับเบิลคลิกที่ขอบด้านขวาของชื่อคอลัมน์ (เช่น ขอบระหว่างตัวอักษร A และ B) แล้ว Excel จะปรับขนาดคอลัมน์ให้โดยอัตโนมัติ คุณยังสามารถลากคอลัมน์ด้วยตนเองได้อีกด้วย
- ลดเนื้อหา:ย่อข้อความ ใช้รูปแบบตัวเลขที่กระชับยิ่งขึ้น หรือลดทศนิยมจากแท็บ “หน้าแรก”
- เปลี่ยนรูปแบบหากคุณเห็นวันที่ยาว: เลือกรูปแบบวันที่สั้นลง
- ตรวจสอบวันที่ติดลบ:ตรวจสอบสูตรและปรับการคำนวณ
2.หากปรากฏ #ดิว/0!
มันเกิดขึ้นเมื่อคุณพยายาม หารด้วยศูนย์หรือเซลล์ว่าง
- แก้ไขเซลล์อ้างอิง: ตรวจสอบว่าเซลล์ที่คุณอ้างอิงมีค่าไม่ใช่ศูนย์
- ใช้ฟังก์ชัน IF เพื่อหลีกเลี่ยงการหารด้วยศูนย์ ตัวอย่าง: =IF(B1=0; "ข้อผิดพลาด"; A1/B1)เพื่อให้คุณแสดงข้อความที่กำหนดเองแทนข้อผิดพลาด
3. หากคุณเห็น #คุณค่า!
มันมักจะเกิดขึ้น โดยการผสมชนิดข้อมูลในสูตร (ข้อความและตัวเลข) โดยการนำอักขระที่ไม่ถูกต้องหรือช่องว่างที่ไร้ประโยชน์มาใช้. เรียนรู้ที่จะ จัดการรูปแบบใน Excel อย่างถูกต้อง เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดเหล่านี้
- ตรวจสอบแต่ละเซลล์ที่อ้างอิง:ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งหมดมีประเภทข้อมูลที่ถูกต้องตามที่ฟังก์ชันคาดหวัง
- ลบช่องว่างหรืออักขระที่ไม่ถูกต้อง การใช้การค้นหาและแทนที่ (Ctrl + B) และปล่อยให้เซลล์สะอาด
- ตรวจสอบสูตรให้ครบถ้วน กำลังมองหาการพิมพ์ผิด
4. การแก้ไขข้อผิดพลาด #ชื่อ?
ข้อผิดพลาดนี้ปรากฏขึ้นเมื่อ Excel ไม่รู้จักฟังก์ชัน ช่วง หรือชื่อโดยปกติเกิดจากการสะกดฟังก์ชันผิดหรือไม่ได้กำหนดช่วงอย่างถูกต้อง
- แก้ไขข้อผิดพลาดในการสะกดคำ: ตัวอย่างเช่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเขียน CONCATENATE และไม่ใช่ “CONCATNAR”
- ตรวจสอบช่วงที่กำหนดไว้ในสูตร.
- ใช้ การตรวจสอบข้อผิดพลาดของ Excel จากแท็บ “สูตร” เพื่อช่วยคุณตรวจจับปัญหา
5. การแก้ไขข้อผิดพลาด #อ้างอิง!
Excel ส่งกลับข้อผิดพลาดนี้เมื่อ การอ้างอิงเซลล์ที่ใช้ในสูตรไม่มีอยู่อีกต่อไปหรือถูกลบไปแล้ว.
- ยกเลิกการดำเนินการ กับ Ctrl + Z หากคุณเพิ่งลบเซลล์หรือแถว
- ตรวจสอบและแก้ไขการอ้างอิงในแถบสูตร
- หลีกเลี่ยงการลบแถวและคอลัมน์ที่อ้างอิงโดยสูตรอื่น
6.หากปรากฏ #โมฆะ!
แสดงว่า มีการใช้ตัวดำเนินการที่ไม่ถูกต้องในสูตร เช่น การลืมเครื่องหมายโคลอนในการกำหนดช่วง (A1:A5 แทนที่จะเป็น A1 A5)
- แก้ไขตัวดำเนินการ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ เครื่องหมายโคลอน (:) สำหรับช่วง และ y เครื่องหมายอัฒภาค (;) เพื่อรวมอาร์กิวเมนต์.
7. ศรีเซมูสตรา # N / A
หมายความว่า “ไม่เกี่ยวข้อง” หรือ “ไม่มีให้บริการ” และมักพบในฟังก์ชันการค้นหา
- ตรวจสอบว่าข้อมูลมีอยู่ ในตารางอ้างอิงโดยเฉพาะกับ .
8. หากคุณเห็น #จำนวน!
ข้อความนี้จะปรากฏขึ้นเมื่อ การคำนวณทางคณิตศาสตร์ไม่สามารถทำได้หรือผลลัพธ์มีขนาดใหญ่หรือเล็กเกินไปสำหรับ Excel.
- ตัวอย่างทั่วไป: รากที่สองของจำนวนลบ เช่น =SQRT(-2).
- ตรวจสอบค่าของเซลล์ที่เกี่ยวข้อง และปรับเปลี่ยนการทำงานตามความต้องการ
วิธีป้องกันไม่ให้ Excel แสดงสูตรแทนผลลัพธ์
ปัญหาคลาสสิก: คุณเขียนสูตรและเมื่อคุณกด Enter เซลล์จะแสดงข้อความสูตรและไม่ใช่ผลลัพธ์ที่คำนวณได้สิ่งนี้เกิดขึ้นเนื่องจากเหตุผลดังต่อไปนี้:
- ตัวเลือก “แสดงสูตร” ถูกเปิดใช้งาน (บนแท็บสูตร ให้ปิดการใช้งาน)
- รูปแบบเซลล์เป็นข้อความ:เปลี่ยนรูปแบบเป็นทั่วไปหรือตัวเลขและแก้ไขสูตรอีกครั้ง
- คุณได้เขียนสูตรไว้ในเครื่องหมายคำพูดExcel คิดว่าเป็นข้อความจริงและจะไม่ดำเนินการตามนั้น
- มีช่องว่างก่อนเครื่องหมายเท่ากับหรือคุณได้ละเว้นไว้ สูตรทุกสูตรต้องขึ้นต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=).
แนวทางปฏิบัติที่ดีพื้นฐานเมื่อเขียนสูตรใน Excel
- ให้เริ่มต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) เสมอ
- อย่าใช้ช่องว่างก่อนหรือภายในสูตร ยกเว้นในกรณีที่เหมาะสม
- เขียนวงเล็บให้ถูกต้องทุกข้อทั้งเปิดและปิด
- ใช้เครื่องหมายโคลอน (:) เพื่อระบุช่วง (ตัวอย่าง: = ผลรวม (A1: A5)).
- ตรวจสอบจำนวนและประเภทของอาร์กิวเมนต์สำหรับแต่ละฟังก์ชัน:- อย่าใส่มากเกินไปหรือไม่น้อยเกินไป และให้แน่ใจว่าเป็นประเภทที่ถูกต้อง (ตัวเลข ข้อความ ฯลฯ)
- หลีกเลี่ยงการซ้อนฟังก์ชันมากกว่า 64 ฟังก์ชัน ภายในสูตร (ขีดจำกัดในเวอร์ชันใหม่) หากคุณใช้ Excel 2003 หรือเวอร์ชันก่อนหน้า ขีดจำกัดจะลดลงเหลือ 7
- หากต้องการอ้างอิงแผ่นงานหรือหนังสือเล่มอื่น ให้ใช้ไวยากรณ์อย่างถูกต้อง:
• หากชื่อชีต/เวิร์กบุ๊กมีช่องว่างหรือสัญลักษณ์ ใส่ไว้ในเครื่องหมายคำพูดเดี่ยว (ตัวอย่าง: ='ข้อมูลรายไตรมาส'!D3).
• หากคุณกำลังอ้างอิงถึงหนังสือเล่มอื่น โปรดใส่ชื่อไว้ในวงเล็บ: =ยอดขาย!A1:A8.
• หากไฟล์ไม่เปิด ให้ป้อนเส้นทางแบบเต็ม: =ROWS('C:\เอกสารของฉัน\การขาย'!A1:A8). - อย่าใส่ตัวเลขที่มีเครื่องหมายคั่นหลักพัน จุด เครื่องหมายจุลภาค หรือสกุลเงิน ในสูตร เขียนแค่ 1000 ก็พอ ไม่ใช่ "1.000" หรือ "€1.000"
จะทำอย่างไรหากไม่มีวิธีแก้ปัญหาด้วยตนเอง?
ทางเลือกสำหรับ Excel และเคล็ดลับเพิ่มเติม
Excel ถูกใช้โดยผู้คนนับล้านทั่วโลก แต่ไม่ใช่สเปรดชีตเพียงอย่างเดียว มีให้เลือกใช้ มีทางเลือกอื่น เช่น Google Sheets, Zoho Sheets, Numbers (Apple) หรือ Rows ซึ่งสามารถอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน การทำงานอัตโนมัติ หรือการผสานรวมกับแอปพลิเคชันธุรกิจอื่นๆ เครื่องมือบางตัวมีตัวเลือกที่น่าสนใจสำหรับผู้ที่มองหาคลาวด์คอมพิวติ้ง โมบิลิตี้ หรือการจัดการการเงินขั้นสูง
นอกจากนี้ หากสูตรและข้อผิดพลาดใน Excel ซับซ้อนเกินไปสำหรับคุณ หรือคุณต้องทำงานกับข้อมูลสำคัญอยู่ตลอดเวลา ลองพิจารณาใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะทางที่ช่วยจัดการกระบวนการต่างๆ โดยอัตโนมัติและลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการทำงานด้วยตนเอง มีโซลูชันบนคลาวด์ที่ซิงโครไนซ์ข้อมูลธนาคารและสร้างรายงาน ซึ่งอาจเหมาะสมกับการจัดการการเงินของธุรกิจของคุณมากกว่า
การฝึกฝนการแก้ไขข้อผิดพลาดของสูตรที่พบบ่อยที่สุดใน Excel จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมั่นใจมากขึ้น ประหยัดเวลา และหลีกเลี่ยงความหงุดหงิดที่เกิดจากข้อความที่ไม่สามารถเข้าใจได้ การทราบสาเหตุและใช้วิธีแก้ไขที่เหมาะสม เช่น ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีในการเขียนสูตรและดูแลรักษาไฟล์ให้ดี จะทำให้ Excel กลับมาเป็นพันธมิตรที่สมบูรณ์แบบสำหรับการจัดการข้อมูลอีกครั้ง.
โปรดจำไว้ว่าการควบคุมการอ้างอิง รูปแบบ และไวยากรณ์ที่ดีเป็นสิ่งสำคัญในการลดข้อผิดพลาดให้น้อยที่สุด และหากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น คุณสามารถย้อนกลับไปแก้ไขและขอความช่วยเหลือจากเครื่องมือซ่อมแซมระดับมืออาชีพได้เสมอ แบ่งปันคำแนะนำเพื่อให้ผู้คนรู้เคล็ดลับเหล่านี้มากขึ้น.